La Planeación del Tiempo

Éste es una sinópsis o resúmen del folleto **Colaboración Especial de: I.C. Julio César Cuevas Soto, Director de Planeación de la Empresa Estrategos. México; 2007.; para la revista regional electrónica mandada por E-mail por la COMISION PORTUARIA NACIONAL

"En un Minuto hay Muchos Días."William Shakespeare

El Tiempo: es esa cosa invaluable que a veces deseamos tener más. Sea cual sea el caso; el tiempo, aunque parezca lento, cansado, desesperante, tedioso o al contrario, las horas o los días puedan parecer segundos, corre tan rápido, que deseamos alcanzarlo y anhelar que los días duren más; sencillamente el tiempo sigue su marcha, ni más rápido, ni más lento.
Durante la vida hemos forjado la idea de que el "tiempo es dinero", y muy pocas veces se atiende que tiene un valor propio; debido a que es inflexible, de hecho, invariable.
Se ha conocido y escuchado en el transcurso de la vida las siguientes frases: "No tengo tiempo", "estoy muy ocupado", "el día se me fue volando y no alcancé a hacer nada" o cualquiera de sus variantes; se llega a la pregunta: ¿El tiempo controla o nosotros controlamos al tiempo?
Se mencionó la frase "tiempo es dinero" es porque al ocupar la idea podemos perder la noción tanto del tiempo como de nuestros intereses, se busca más y más en la urgencia de abarcar más espacio y cumplir responsabilidades.
Con lo anterior no se pretende eludir nuestras responsabilidades o mejor dicho, el tiempo debe tener el valor de “calidad” para nuestros encargos y en su eficacia, pero si decimos que "no tenemos tiempo" entonces, ¿Cuándo lo hemos tenido?
Han sido muchos los autores y gente con experiencia que han dedicado a escribir o enseñar sobre la gestión del tiempo, la mayoría suelen coincidir con algunos de estos señalamientos:
· No se tiene una idea clara de nuestros objetivos a lograr.
La urgencia de los encargos de nuestros mandos superiores, o el típico, "lo quiero para ayer".
· La falta de planeación a nuestra agenda de trabajo.
· El temor o paternalismo a la delegación de tareas.
· La mala gestión del tiempo en nuestros compañeros de trabajo.

El englobar lo urgente con lo importante en un solo concepto. Se entiende como importante al cumplimiento de tareas en áreas estratégicas de nuestra empresa,” sus objetivos, ingresos, costos y operatividad”.
Lo urgente, proviene de los mandos superiores, encima de prioridades, se conoce como un indicio de pensamiento a corto plazo, falta de planeación y tiempo, que en su carácter de ¡urgente! llega a producir estrés.
La gestión del tiempo ayuda a saber si la planificación diaria es efectiva dentro de una organización, por lo que la gestión del tiempo nos permite evaluar si nuestra relación con el reloj es buena, así como el de reaccionar frente a obligaciones no siendo sólo las laborales. Los compromisos no sólo son con la empresa o la oficina, además responden a la familia.
El tiempo en sí, es simplemente un proceso de planeación, el cual nos permite desarrollar con prontitud nuestras encomiendas, dicha herramienta sirve para afrontar los "pendientes" y saber delegar algunas de nuestras tareas.
Con frecuencia se encuentran obstáculos que puedan no dejar manejar nuestro propio tiempo; estos pueden ser: el mal manejo del tiempo de nuestros colaboradores, subordinados y mandos superiores. La gestión del tiempo debe ser planteada como un trabajo en equipo; recordemos que no podemos disponer del tiempo de los demás.
Ahora que, si se adentra en el tiempo ajeno éste se respeta porque es limitado, y la tarea primordial es saber administrarlo como un recurso valioso y no renovable. por ejemplo, cuando un director de departamento convoca a su equipo, tiene que saber que esa reunión tiene un precio, un precio basado en lo que los diferentes miembros del equipo de la organización han dejado de hacer para asistir a una reunión en la que se puedan tratan temas superfluos, ineficaces y donde se podría suponer una pérdida de dinero y de tiempo.
Los "ladrones" de nuestro tiempo. Pueden ser las excesivas reuniones, o aquellas que se realizan solamente por cumplir la cuota mensual o anual, el no saber negarse a una visita inoportuna, la mala administración de las llamadas telefónicas, la revisión de largas listas y los encargos de último minuto,
Otro valor importante es ya olvidada y poco valorada puntualidad. Recordemos que ser puntuales, tanto en nuestro trabajo como en nuestras actividades, tal vez no genere un ingreso; pero sí hablará bien de nuestro trabajo.Puesto que ser impuntuales es una falta de respeto hacia los demás, Ahora se mal acostumbra a los 5 minutos de tolerancia, y se recurre al maravilloso: "Díganle que me espere 5 minutos", ¿nos gustaría que nos hicieran lo mismo?
Se dice que generalmente tan sólo el 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de resultados; el resto, suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, el vaivén del día, en definitiva, el andar de un lado para otro.
Pero, ¿qué podemos hacer para tener una mejor administración del tiempo?, existen consejos y modelos empero ninguna va a dar gusto o encajar perfectamente a necesidades, ya que cada individuo es distinto.
PLANEE, PLANEE, PLANEE. Diariamente piense en qué orden realizará las actividades, la planeación y el tiempo que le dedicará, “Organizar mejor la agenda”.
· COMPROMETASE. si tiene algún pendiente o sencillamente planeé terminar una tarea en un día determinado,
· NO PROMETA MÁS DE LO QUE PIENSE CUMPLIR. Más vale decir con sinceridad que no puede atender a alguien en ese momento, debido a su carga de trabajo y sus planes o de lo contrario, se saturará de trabajo y actividades.
· TOMESE UNOS MOMENTOS Y DECIDA A DÓNDE QUIERE LLEGAR. Entre más planifique, mejor podrá organizar su tiempo, y logrará saber con mayor precisión sus verdaderos avances y las actividades que mejor le convengan para la realización de sus objetivos, recuerde dar prioridad a lo importante sobre lo urgente.
· DIVIDA Y VENCERÁ. Si tiene entre sus manos un gran proyecto o repentinamente cae ante usted una "Gran responsabilidad", respire profundo y piense lógicamente, Recuerde que "El que mucho abarca, poco aprieta", establezca tiempos y horarios para esas actividades y recuerde: planee, comprométase y cumpla.
· NO TENGA MIEDO EN DELEGAR. Si le pueden ayudar aproveche, se debe saber cuáles son las tareas que ocuparán mayor atención, Muchas veces se puede encontrar nuevas formas de realizar un trabajo, mejorar e innovar suelen ser palabras claves.
· DIGA "NO" DE VEZ EN CUANDO. Recuerde que usted tiene una carga de trabajo, el decir sí a todo, aumentará más y más lo que tenga que hacer, mantenga la equidad entre sus actividades y su tiempo,.
· ACABE CON LO QUE COMIENCE Y CONCENTRECE. Dejar a media una actividad para comenzar otra. Esto hará que desvié su atención y pierda "el hilo" de lo que estaba haciendo,
· NO DEJE PARA MAÑANA LO QUE PUEDE HACER HOY. Si el tiempo permite, adelante trabajos antes de que se los pidan, tal vez no se lo agradezcan, pero usted lo sentirá cuando tenga más tiempo libre
· RECUERDE. la puntualidad es un valor muy importante para los demás.
Estos consejos tal vez le ayudan a aprovechar uno de los minutos que ahora tiene entre sus manos, no existe una metodología exacta que nos permita aprovechar mejor nuestro tiempo, recuerde que cada segundo que pasa es un segundo que jamás va a volver a ver.
Pero no olvide lo que Peter Drucker una vez dijo "quien no sabe administrar su tiempo, no sabe administrar nada".

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Los críticos son como los eunucos del harén: saben cómo se hace y ven cómo lo hacen otros a diario, pero son incapaces de hacerlo. BRENDAN BEHAN

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